Développement

 

1.Définition de la documentation

2.Caractéristiques de la documentation

3.Sanctions en cas d’absence de documentation

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1. Définition de la documentation

 

La documentation permet non seulement de conférer au document reproduit la valeur probatoire de son original mais est aussi un préalable nécessaire à la destruction de ce dernier. Sous réserve des conditions énoncées à l’article 18 [Article 18], le document résultant du transfert documenté conformément à l'article 17 et 20 de la Loi disposera des mêmes qualités probatoires que son document source. C'est à dire qu'aucune objection de pourra lui être opposé au stade de son admissibilité en preuve en vertu du fait qu'il ne respecte pas les critère de la règle de la meilleure preuve. De plus au stade de l'évaluation de sa force probante par le juge, le document reproduit sera considéré comme étant le document original, le document source. Il devrait disposer, en principe, de la même force probante.

 

2. Caractéristiques de la documentation

 

L’article 17 de la Loi énonce les conditions de fond et de forme que la documentation d’un transfert doit prendre. Une documentation doit au minimum faire état des mentions suivantes :

  • Le format d’origine du document source.
  • Le procédé de transfert utilisé.
  • Les garanties que le procédé est censé offrir « quant à la préservation de l’intégrité », selon les « indications fournies avec le produit » pour le document source et celui résultant du transfert.

 

Nous pensons que les informations contenues dans la documentation ont tout intérêt à être le plus exhaustives possibles. Ainsi, selon la compétence de la personne en charge de produire cette documentation, la documentation sera plus ou moins détaillée. La documentation prendra la forme d’un document joint au document reproduit, soit à ses éléments structurants ou à son support

«notamment dans les notes attachées au document par un processus logiciel et accessibles à l'intérieur du logiciel lui-même». [TESSIER+DUPUIS, 2011]

et cela tout au long de son cycle de vie. Dans le cas contraire le document résultant du transfert ne disposerait pas de la « valeur juridique » de son document source [GAUTRAIS+GINGRAS, 2010].

Il est important de noter que «la documentation requise n'exige aucun processus complexe ou lourd administrativement » [DE RICO+JAAR, 2008]. En pratique il suffit de mettre en place une politique de reproduction documentaire dont les caractéristiques varieront en fonction de l'importance du document et de la taille de l'entreprise, l'association, l'entité publique. A titre d’exemple, pour documenter une impression il suffit de configurer l’imprimante de telle sorte qu’elle imprime certaines métadonnées [JAAR, 2012].

 

3. Sanctions en cas d’absence de documentation

 

À priori, la formulation du premier alinéa de l’article 17 de la Loi semble indiquer qu’une documentation est nécessaire pour qu’un document transféré puisse constituer une preuve.

La documentation si elle est fortement à conseiller ne semble pour autant pas être obligatoire [GAUTRAIS+GINGRAS, 2010, #290]. En effet, en cas de contestation s’il n’existe pas de documentation, il sera toujours possible de fournir le document original ou la copie qui en tient lieu. Enfin, si jamais ces derniers avaient été détruits, il semble que les juges conservent une certaine «latitude pour juger de la pertinence et l’intégrité d’une preuve» [GAUTRAIS+GINGRAS, 2010 ; #290, 291] [Lefebvre Frères ltée c. Giraldeau, 2009 QCCS 404 (CanLII)]. En somme en l’absence de documentation le document résultant du transfert ne disposera pas de la « valeur juridique » de son document source [GAUTRAIS+GINGRAS, 2010].


Dernière modification : le 1 mai 2012 à 9 h 17 min.