Extraits pertinents:

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[45]          Les analyses, avis et recommandations auxquels l’accès a été refusé à madame H... sont des documents au sens de l’article 2 dela Loi sur les archives, soit des documents visés au premier alinéa de l’article 3 de la Loi concernant le cadre juridique des technologies del’information[7] :

«  3. Un document est constitué d’information portée par un support. L’information y est délimitée et structurée, de façon tangible ou logique selon le support qui la porte, et elle est intelligible sous forme de mots, de sons ou d’images. L’information peut être rendue au moyen de tout mode d’écriture, y compris d’un système de symboles transcriptibles sous l’une de ces formes ou en un autre système de symboles.

Pour l’application de la présente loi, est assimilée au document toute banque de données dont les éléments structurants permettent la création de documents par la délimitation et la structuration de l’information qui y est inscrite.

Un dossier peut être composé d’un ou de plusieurs documents.

Les documents sur des supports faisant appel aux technologies de l’information visées au paragraphe 2° de l’article 1 sont qualifiés dans la présente loi de documents technologiques. »

[46]          Ces analyses, avis et recommandations sont d’abord constitués de renseignements préparés en juin 2011 (4 pages) par des employés du Service du développement économique de la ville qui, dans l’exercice de leurs fonctions, ont examiné les hypothèses detravail transmises par l’Arrondissement Sainte-Foy-Sillery-Cap-Rouge de la ville au sujet du développement du terrain de stationnement de l’avenue Maguire. Ils sont complétés par une analyse d’une quinzaine de pages produite par un technicien du bâtiment de la ville le 12 avril 2013 et par une analyse de 12 pages, non datée et assortie d’avis et de recommandations, préparée par une conseillère en urbanisme de la ville.

[47]          Ces analyses, avis et recommandations ne sont pas des documents privés; ils font partie des archives de la ville en vertu de la Loi sur les archives pour les raisons suivantes : parce que l’Arrondissement Sainte-Foy-Sillery-Cap-Rouge de la ville en a demandé la production pour l’exercice des activités de la ville et parce que la ville, qui les a produits dans l’exercice de ses fonctions, les conserve pour la valeur de l’information générale et administrative qu’ils contiennent.

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