Extraits pertinents :

Le cadre juridique

[217] La ville est une municipalité régie par la Loi sur les cités et villes (RLRQ, c. C-19) en vertu de l’article 4 de la Charte de la ville de Montréal (RLRQ, c. C-11.4) :

4. Sous réserve de toute autre disposition de la présente loi ou de tout décret du gouvernement pris en vertu de l’article 9, la ville est une municipalité régie par la Loi sur les cités et villes.

[218] La demande d’accès que madame G... a adressée à la ville le 20 août 2012 est régie par la Loi sur l’accès parce que la ville est un organisme public municipal au sens de l’article 5 de cette loi :

5. Les organismes municipaux comprennent:
1° une municipalité, une communauté métropolitaine, une régie intermunicipale, une société de transport en commun et l’Administration régionale Kativik;[…]

[219] La Loi sur l’accès s’applique aux documents suivants :

1. La présente loi s’applique aux documents détenus par un organisme public dans l’exercice de ses fonctions, que leur conservation soit assurée par l’organisme public ou par un tiers.

Elle s’applique quelle que soit la forme de ces documents: écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre.

[238] Les articles 1 et 2 ainsi que l’annexe de la Loi sur les archives déterminent le champ d’application de cette loi et définissent ce que sont les archives :

1. La présente loi s’applique aux archives publiques et aux archives privées.

2. Dans la présente loi, à moins que le contexte n’indique un sens différent, on entend par:

«archives»: l’ensemble des documents, quelle que soit leur date ou leur nature, produits ou reçus par une personne ou un organisme pour ses besoins ou l’exercice de ses activités et conservés pour leur valeur d’information générale;

«archives privées»: les archives autres que publiques;

«archives publiques»: les archives des organismes publics;

«document»: tout document visé à l’article 3 de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information (chapitre C-1.1);

«document actif»: un document qui est couramment utilisé à des fins administratives ou légales;

«document inactif»: un document qui n’est plus utilisé à des fins administratives ou légales;

«document semi-actif»: un document qui est occasionnellement utilisé à des fins administratives ou légales;

«organisme public»: un organisme qui est réputé public d’après l’annexe.

[239] La Loi sur les archives s’applique conséquemment à l’ensemble des documents actifs, semi-actifs et inactifs de la ville qui, au sens de cette loi, est un organisme réputé public. Elle régit la conservation de ses documents administratifs, légaux et historiques qui, par l’information générale qui y est contenue, témoignent de ses activités corporatives de façon complète et significative.

[242] Les soumissions qui proviennent de tierces parties, qui sont reçues par la ville, à sa demande et pour ses besoins, et qui font l’objet d’une décision administrative et légale favorable ou défavorable, sont des documents qui font partie des archives d’une municipalité en vertu de la Loi sur les archives qui s’applique depuis 1983. Ces soumissions auraient aussi fait partie des archives d’une municipalité en vertu du jugement de la Cour supérieure, précité, n’eût été de l’application de cette loi. Le témoignage de madame G... démontre que la ville conserve dans ses archives toutes les soumissions qu’elle a reçues dans les années 1960 et 1970; le témoignage de madame G... démontre aussi que l’accès aux soumissions non retenues par la ville et conservées dans ses archives a été possible jusqu’à un certain moment dans les années 2000.

[245] Les soumissions qui sont en litige sont des documents au sens de l’article 2 de la Loi sur les archives, précité, c’est-à-dire des documents visés au premier alinéa de l’article 3 de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information[7] :

3. Un document est constitué d’information portée par un support. L’information y est délimitée et structurée, de façon tangible ou logique selon le support qui la porte, et elle est intelligible sous forme de mots, de sons ou d’images. L’information peut être rendue au moyen de tout mode d’écriture, y compris d’un système de symboles transcriptibles sous l’une de ces formes ou en un autre système de symboles.

Pour l’application de la présente loi, est assimilée au document toute banque de données dont les éléments structurants permettent la création de documents par la délimitation et la structuration de l’information qui y est inscrite.
Un dossier peut être composé d’un ou de plusieurs documents.

Les documents sur des supports faisant appel aux technologies de l’information visées au paragraphe 2° de l’article 1 sont qualifiés dans la présente loi de documents technologiques.

[246] Conformément à cet article 3, ces soumissions sont portées sur un support. En effet, selon la preuve, elles ont été estimées, préparées et livrées par les tierces parties à la ville qui les a ouvertes, analysées et rejetées avant de les entreposer temporairement au sous-sol de l’hôtel de ville pour ensuite les faire conserver, durant sept ans, par une entreprise spécialisée en entreposage. Ces soumissions sont aussi délimitées et structurées. En effet, selon la preuve, elles sont présentées sur un formulaire préétabli de soumission; elles constituent des réponses claires et détaillées aux exigences précises d’appels d’offres particuliers et elles visent l’octroi d’un contrat par la ville.

[...]

POUR CES MOTIFS, LA COMMISSION :

[280] ACCUEILLE la demande de révision;

[281] ORDONNE à la ville de communiquer à madame L... G... copie intégrale de toutes les soumissions qui sont visées par sa demande d’accès du 20 août 2012, à l’exception de celles que la ville lui a déjà communiquées;