Enregistrements audio d’appels téléphoniques des demandeurs [27] Après plusieurs rappels de la part de la Commission, le 7 décembre 2018, l’entreprise dépose finalement, sous pli confidentiel, cinq enregistrements audio. [28] Dans ses observations datées du 7 novembre 2018, l’entreprise explique que : Tel qu’indiqué par notre cliente dans ses communications antérieures, les conversations téléphoniques qui interviennent avec ses clients sont enregistrées de façon aléatoire. Les enregistrements sont conservés pour une période maximale de trois (3) ans suivant la survenance des conversations. Dans ce contexte, notre cliente n’a pas en sa possession les enregistrements de toutes les conversations téléphoniques que ses représentants ont eues ou peuvent avoir eues avec les demandeurs relativement à leur dossier depuis 2001. Cela dit, afin de vous permettre de compléter l’étude des dossiers, notre cliente serait disposée à repérer et fournir, à la Commission uniquement, et sous pli confidentiel, les enregistrements des conversations téléphoniques relatifs aux demandeurs qui sont en sa possession. La communication de ces enregistrements ne peut être et ne doit pas être interprétée comme le consentement de notre cliente à la communication des enregistrements en question. L’opération de repérage des enregistrements, de même que leur transposition sur un support technologique, requerra toutefois un certain délai. [29] À l’égard de ces enregistrements, l’entreprise s’oppose à leur communication sans pour autant référer la Commission à une restriction particulière. [30] La Commission note que les 5 enregistrements, remis par l’entreprise sous pli confidentiel, sont effectués à des dates postérieures à la demande d’accès des demandeurs, soient les 20 décembre 2015, 22 mars 2017, 13 juin 2017, 22 juin 2017 et 16 avril 2018[5]. [31] Étant donné que les cinq enregistrements identifiés n’existaient pas au moment de la demande d’accès, la Commission n’a pas à se prononcer sur la décision de l’entreprise à cet égard[6]. [32] En conclusion, à la lumière de la preuve et des représentations, la Commission est satisfaite que tous les documents existant au moment de la demande d’accès ont été repérés par l’entreprise et que cette dernière a communiqué tous les renseignements personnels qu’elle détenait concernant les demandeurs et qu’elle était en droit de communiquer. Demande de rectification – Retrait et suppression de renseignements personnels [33] Les demandeurs demandent à l’entreprise de supprimer tous leurs renseignements personnels détenus dans leurs bases de données informatiques. En bref, ils ne veulent pas d’un format numérique pour la conservation et l’utilisation de leurs renseignements personnels. [34] L’entreprise fait connaître sa position concernant la demande de retrait et de suppression de tous les renseignements personnels des demandeurs de ses banques de données informatiques. Elle écrit : Nous ne pouvons retirer votre dossier de notre base de données et travailler avec un dossier papier, car les alarmes en provenance de votre résidence proviennent de votre panneau à un de nos récepteurs internes. Il serait impossible pour nos opérateurs de recevoir et traiter vos alarmes autrement ni que nos agents de centre d’appels pourraient accéder à votre dossier afin de vous donner des renseignements sur celui-ci. [35] L’article 28 de la Loi sur le privé reconnaît le droit de faire supprimer un renseignement personnel lorsque sa collecte n’est pas autorisée par la loi. Outre les droits prévus au premier alinéa de l’article 40 duCode civil, la personne concernée peut faire supprimer un renseignement personnel la concernant si sa collecte n’est pas autorisée par la loi. [36] Le premier aliéna de l’article 40 du Code civil du Québec[7] se lit ainsi : Toute personne peut faire corriger, dans un dossier qui la concerne, des renseignements inexacts, incomplets ou équivoques; elle peut aussifaire supprimer un renseignement périmé ou non justifié par l’objet du dossier, ou formuler par écrit des commentaires et les verser au dossier. [37] Dans le cadre d’une demande de rectification ou de suppression, la position de la Commission est que l’entreprise a le fardeau de prouver qu’elle n’a pas à corriger ou supprimer le renseignement personnel. [38] Dans la décision S. B. c. TransUnion du Canada inc.[8] : L’article 53 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé impose à l’entreprise qui détient le dossier, en l’occurrence Trans Union, le fardeau de prouver qu’elle n’a pas à supprimer le jugement visé par la demande de rectification de madame B... : En cas de mésentente relative à une demande de rectification, la personne qui détient le dossier doit prouver qu'il n’a pas à être rectifié, à moins que le renseignement en cause ne lui ait été communiqué par la personne concernée ou avec l’accord de celle-ci. [39] Dans, F. F. c. Hallé[9], la Commission écrit : [13] Selon l’article 40 du CcQ, seuls les renseignements inexacts, incomplets ou équivoques peuvent faire l’objet d’une rectification ou d’une suppression. En l’espèce, le fardeau de preuve incombe à l’entreprise, soit le médecin dans la présente cause, qui doit démontrer que le renseignement faisant l’objet de la rectification ne doit pas être modifié. [40] Dans le présent dossier, les demandeurs ne contestent pas l’exactitude des renseignements ou la nécessité pour l’entreprise de les recueillir. Ils contestent le format sous lequel ils sont conservés et utilisés. [41] Les demandeurs n’ont soumis aucune preuve afin de supporter leur allégation que leurs renseignements personnels sont utilisés par l’entreprise sur Internet via des réseaux sociaux. [42] La Commission souligne qu’en vertu de l’article 2 de la Loi sur le cadre juridique des technologies de l’information[10] chacun peut utiliser le support ou la technologie de son choix. À moins que la loi n’exige l’emploi exclusif d’un support ou d’une technologie spécifique,chacun peut utiliser le support ou la technologie de son choix, dans la mesure où ce choix respecte les règles de droit, notamment celles prévues auCode civil. Ainsi, les supports qui portent l’information du document sont interchangeables et, l’exigence d’un écrit n’emporte pas l’obligation d’utiliser un support ou une technologie spécifique. [43] La Commission conclut que l’entreprise est en droit de conserver les renseignements personnels des demandeurs en format numérique. Dernière modification : le 13 février 2019 à 13 h 57 min.
